Recruiting Chatbot - Ultimativer Leitfaden zum erfolgreichen Einsatz

Recruiting Chatbot – Ultimativer Leitfaden zum erfolgreichen Einsatz

Überlegen Sie sich gerade einen Chatbot im Recruiting einzusetzen? Beginnen Sie gerade damit einen Chatbot im Recruiting auszubauen? Wenn Ihre Antwort Ja lautet, sollten Sie diesen Artikel lesen. Hier erfahren Sie, welche Stärken und Schwächen Recruiting Chatbots haben und was sie bei der Konzeption, Umsetzung und Betreuung beachten sollten.

Was ist ein Recruiting Chatbot?

Chatbots sind Softwareanwendungen, durch die Maschinen in natürlicher Sprache mit Menschen zu vordefinierten Themenbereichen kommunizieren können. Recruiting Chatbots sind also Chatbots, die eingesetzt werden, um die Kandidaten in vielen Schritten des Bewerbungsprozesses zu unterstützen und gleichzeitig durch die Automatisierung der Prozesse das HR-Team zu entlasten.

In den verschiedenen Phasen der Bewerbung können Chatbots unter anderem Fragen beantworten, offene Stellen empfehlen, Bewerbungen erfassen oder Termine vereinbaren. Chatbots können auf der Karrierewebseite, dem Bewerberportal oder Instant Messenger Kanälen wie Telegram eingebunden werden, sodass Sie für Ihre Kandidaten genau dort erreichbar sind, wo sie sich am liebsten aufhalten.

Wofür kann ich einen Chatbot im Recruiting einsetzen?

Chatbots können grundsätzlich überall dort eingesetzt werden, wo Kommunikation stattfindet. Im Recruiting werden Kandidaten zu passenden Stellenangeboten beraten, Bewerbungsunterlagen müssen entgegengenommen werden, Termine vereinbart, Fragen beantwortet und Erstgespräche geführt werden. In all diesen Bereichen des Recruitings kann ein Chatbot unterstützend zum Einsatz kommen oder die Abwicklung sogar vollständig übernehmen.

Beratung zu passenden Stellenanzeigen

Chatbots können Bewerbern großer Unternehmen mit vielen ausgeschriebenen Stellen bei der Suche nach dem passenden Jobangebot unterstützten. Im Dialog mit dem Job-Interessierten kann der Chatbot dessen Fähigkeiten und Interessen abfragen und dementsprechend geeignete Angebote herausfiltern und vorstellen.

Vorteile: Die Candidate Experience wird dadurch optimiert, sodass sich der Nutzer der Karriereseite nicht durch komplizierte Suchfilter und mehrere Suchergebnisseiten arbeiten muss.

Einbindung: Ein Chatbot mit diesem Themenbereich kann besonders gut auf der Karriereseite des Unternehmens und zusätzlich in einem Instant Messenger Kanal wie Telegram eingebunden werden. Ein Kandidat kann so seinen ersten Kontakt mit dem Chatbot auf der Karriereseite haben und nach Einwilligung via Pushnachrichten von Instant Messengern über weitere passende Stellenangebote informiert werden.

Entgegennahme von Bewerbungsunterlagen

Wenn sich ein Kandidat dazu entschieden hat, sich für eine Stelle zu bewerben, kann der Chatbot die nötigen Bewerbungsunterlagen entgegennehmen und auf Vollständigkeit prüfen.

Zusätzlich kann der Chatbot spezifische Fragen stellen, die für die jeweilige Stelle relevant sind. Er kann den Kandidaten auch auf Fristen hinweisen und Reminder verschicken, wenn die Unterlagen kurz vor Ablauf der Frist noch nicht vollständig sind.

Vorteile: Die Bewerber profitieren von einem Chatbot in diesem Einsatzbereich, da er die Prüfung der Unterlagen, sowie das Verschicken erinnernder Pushnachrichten übernimmt.

Das HR-Team muss die Vollständigkeit der Bewerbungsunterlagen somit nicht mehr manuell prüfen und zusätzliche stellenspezifische Fragen werden automatisiert abgefragt.

Einbindung: Geeignete Kanäle für einen solchen Einsatzbereich sind ebenfalls die Karriereseiten und Instant Messenger-Kanäle.

Beantwortung offener Fragen

Während des gesamten Bewerbungsprozesses haben Kandidaten Fragen. Die meisten dieser Fragen tauchen immer wieder auf, sie können daher auch automatisiert über einen Chatbot beantwortet werden. Bei Fragen, die nicht zum Standard gehören, kann die Frage vom Chatbot einfach an ein menschliches HR-Teammitglied übergeben werden.

Vorteile: Die Hemmschwelle bei der Kommunikation mit einem Chatbot ist geringer, sodass Kandidaten hier auch Fragen stellen, die ihnen in einem direkten Gespräch unangenehm sind oder die sie im Bewerbungsgespräch vergessen haben, für die sie aber nicht extra das HR-Team kontaktieren möchten.

Zusätzlich kann ein Chatbot die Fragen der Job-Interessierten sofort beantworten. Wartezeiten aufgrund gegenläufiger Verfügbarkeitszeiten werden vermieden.
Das HR-Team profitiert hier von einer Analyse der gestellten Fragen, da es so herausfinden kann, auf welche Fragen sich die Kandidaten Antworten wünschen. Zusätzlich werden sie von den Standardfragen nicht mehr in ihrer täglichen Arbeit unterbrochen.

Einbindung: Für die schnelle Beantwortung der Kandidaten-Fragen eignet sich besonders gut eine Einbindung in Instant Messenger Kanälen.

Automatisierung von Erstgesprächen

Ein Chatbot kann eingesetzt werden, um das erste Gespräch mit einem Kandidaten automatisiert zu übernehmen. In diesem automatisierten Dialog werden erste stellenspezifische Fragen gestellt. Gleichzeitig wird dem Kandidaten die offene Stelle genau beschrieben und der weitere Bewerbungsablauf erklärt.

Vorteile: Wenn ein Chatbot das Erstgespräch übernimmt, gibt es keine Schwierigkeiten bei der Terminfindung, denn das Gespräch kann stattfinden, wann auch immer es für den Kandidaten am besten passt. Das Erstgespräch muss nur noch einmal vorbereitet werden und kann anschließend beliebig oft durchgeführt werden. Die Antworten der Kandidaten müssen allerdings weiterhin vom Team ausgewertet werden.

Einbindung: Die Antworten der Kandidaten auf die Chatbot-Fragen sind ggf. länger, daher sollte hier ein Kanal ausgewählt werden, der längeres Tippen über bzw. eine Laptoptastatur zulässt.

Stärken und Schwächen von Recruiting Chatbots

Die Candidate Experience wird durch vielerlei Aspekte mit einem Chatbot angereichert und das HR-Team wird gleichzeitig entlastet. Dennoch gibt es auch Schwachstellen bei Recruiting Chatbots. Die fehlende Fähigkeit, zwischenmenschliche Signale wahrzunehmen, ist dabei die prominenteste. Diese Schwäche kann allerdings bei den vielen Einsatzbereichen durch Stärken wie die Reduzierung der time-to-hire, die 365-tägige Erreichbarkeit rund um die Uhr und eine Verringerung der Fragen-Hemmschwelle ausgewogen werden. Schlussendlich müssen die verschiedenen Stärken und Schwächen für den jeweiligen Einsatzbereich abgewogen werden.

Stärken von Recruiting Chatbots

Das Suchen und Finden von neuen passenden Jobs sowie die daran anschließende Bewerbung ist eine energie- und zeitaufwendige Angelegenheit für Bewerber.

Ebenso ist es ein sehr aufwendiger Prozess, passende Kandidaten für offene Stellen zu finden, kennenzulernen und einzustellen. Ein Chatbot kann den Prozess für beide Seiten mit folgenden Stärken unterstützen:

  • 24/7 Erreichbarkeit ohne Wartezeiten
  • HR-Team kann sich anderen Aufgaben intensiver widmen
  • Geringe Hemmschwelle für das Stellen von Fragen
  • Insights in die Fragen von Kandidaten
  • Reduzierung der time-to-hire durch schnellere Antwortzeiten
  • Reduzierung von zeitaufwendigen Informationssuchen auf Websites
  • Messaging ist für viele Menschen mittlerweile die bevorzugte Art zu kommunizieren
  • Reduzierung der Arbeitsaufwände für Standardanfragen und administrativen Aufgaben
  • Human Takeover ist bei Bedarf mit einem Chatbot jederzeit möglich

Schwächen von Recruiting Chatbots

Die nachhaltige Unterstützung durch einen Chatbot im Bewerbungsprozess bringt auch die nachfolgenden Schwächen mit sich, die berücksichtigt werden sollten:  

  • Emotionale Intelligenz fehlt
  • Human Handover ist an einigen Stellen trotzdem notwendig
  • Betreuung & Optimierung des Chatbots
  • Sprachbarriere
  • Messaging kann Antworten von Kandidaten bei Erstgesprächen zwangsmäßig und ungünstig kürzen

Wann lohnt sich ein Chatbot im Recruiting?

Ein Chatbot benötigt analog zu allen anderen digitalen Medien, wie Websites und Bewerberportalen, eine laufende Betreuung. Die Inhalte müssen auf dem aktuellsten Stand gehalten und abgeleitet vom Nutzerverhalten müssen Optimierungen vorgenommen werden.

Bevor Sie sich für einen Recruiting Chatbot entscheiden, müssen Sie daher abwägen, ob sich ein Chatbot für Ihr Unternehmen lohnt. Berücksichtigen Sie dabei vor allem, wie viele Stellen Ihr Unternehmen regelmäßig ausschreibt und an wen sich Ihre Anzeigen richten.

Sie schreiben nur relativ wenige Stellen regelmäßig aus? Die ausgeschriebenen Jobs unterscheiden sich alle sehr stark voneinander? Wenn Sie die Antworten für Ihr Unternehmen mit Ja beantworten, wird sich ein Recruiting Chatbot wahrscheinlich nicht für Sie lohnen. Ein HR-Chatbot in einem anderen Bereich des Personalwesens kann allerdings trotzdem für Sie geeignet sein.

Sie suchen nach Kandidaten im Alter von 14 bis 49 Jahren? Die offenen Anzeigen sind für Schreibtisch- oder Bürojob? Wenn Ihre Antworten hier Ja sind, eignet sich ein Chatbot im Recruiting für Ihr Unternehmen sehr gut. Ihre Zielgruppe gehört zu den Digitalen Vorreitern, wie sie in der initiatived21.de Studie genannt werden. Diese Personengruppe nutzt die digitalen Medien und Endgeräte sowohl im beruflichen als auch im privaten Alltag häufig und fühlen sich in der Nutzung wohl.

Konzeption und Aufbau eines Recruiting Chatbots

Nach Ihrer Entscheidung, einen Recruiting Chatbot einzusetzen, müssen Sie eine passende Chatbot Plattform auswählen. Achten Sie bei dieser Auswahl darauf, dass die Software die Funktionen umfasst, die Sie für Ihren Einsatzbereich benötigen. Zusätzlich sollten Sie im Hinblick auf den Aufbau und die laufende Betreuung des Chatbots berücksichtigen, dass eine intuitive Bedienbarkeit hilfreich ist, damit Ihr HR-Team diese Aufgaben vollständig oder zumindest teilweise ohne lange Einarbeitung übernehmen kann.

Wenn Sie diese beiden Schritte abgeschlossen haben, können Sie mit der Konzeption und anschließend dem Aufbau des Chatbots starten. Hierbei sollte das HR-Team mindestens bei der Entwicklung der Chatbot-Persönlichkeit und der Definition der abzudeckenden Themenbereiche und Absichten mit eingezogen werden. Frisch eingestellte Mitarbeiter eignen sich für eine Test-Phase vor dem Go-live besonders gut.

Unternehmenswerte in Chatbot-Persönlichkeit widerspiegeln

Ein Recruiting Chatbot ist ein wichtiger Erstkontakt-Kommunikationskanal für Ihre Kandidaten. Dementsprechend ist es wichtig, dass der Chatbot eine Persönlichkeit erhält, die die inneren Werte Ihres Unternehmens und das Arbeitsklima widerspiegelt. Der Kandidat kann so ein Gefühl für Ihr Unternehmen entwickeln und sich direkt als Teammitglied willkommen fühlen.

Erfahrungen in der Kommunikation mit Kandidaten nutzen

Wenn Sie den Chatbot aufbauen, greifen Sie auf Ihre Erfahrungen zurück, die Sie bei der Kommunikation mit Ihren Kandidaten gesammelt haben. Zu welchen Themen haben Ihre Bewerber immer wieder Fragen? Welche Bewerbungsunterlagen werden regelmäßig vergessen? Wie werden diese Fragen von Ihren Kandidaten formuliert? Welche Begriffe werden von Ihren Kandidaten verwendet? Sie als Personaler kennen die Antworten auf diese Fragen am besten. Nutzen Sie dieses Wissen bei der Formulierung Ihrer Absichten und dem Aufbau Ihres Chatbots.

Themenbereiche klar definieren und an Nutzer kommunizieren

Definieren Sie in der Konzeptionsphase den Einsatzbereich des Chatbots und zu welchen Themen er Anliegen bearbeiten soll. Kommunizieren Sie diese Themenbereiche direkt zu Beginn des Dialoges an den Nutzer, damit keine falschen Erwartungen entstehen. Arbeiten Sie Reaktionen für den Fall aus, dass der Nutzer dennoch Anliegen äußert die (noch) nicht mit dem Chatbot abgedeckt werden.

Testen Sie Ihren Chatbot in einer Beta-Phase

Nachdem der Chatbot fertig aufgebaut ist, ist es sinnvoll, zunächst mit einer Beta-Phase zu starten. Lassen Sie den Recruiting Chatbot von Ihren frisch eingestellten Mitarbeitern testen, bei denen die Fragen und Anliegen aus ihrer Bewerbungsphase noch ganz frisch im Gedächtnis sind. In diesem Zusammenhang können Sie möglichst realitätsnah prüfen, ob Sie Ihren Chatbot gut trainiert haben und alle Themen abdecken, die für die Nutzer relevant sind.

Laufende Betreuung eines Chatbots im Recruiting

Nach der Konzeptionsphase sowie dem Aufbau wird der Chatbot online gestellt und ist für Ihre gesamte Zielgruppe zugänglich. Wie bei den meisten digitalen Produkten beginnt anschließend die laufende Betreuung. Verankern Sie daher die laufende Betreuung des Chatbots fest in der täglichen Arbeit Ihres HR-Teams. Dadurch sichern Sie ab, dass die Inhalte auf dem neusten Stand bleiben und regelmäßig überprüft werden kann, wie viele Anfragen Ihrer Nutzer nicht erkannt wurden.

Bei der Analyse der nicht erkannten Nachrichten muss geprüft werden, welche dieser Absichten (Intents) bereits vorhanden sind und welche der Absichten Sie bisher noch nicht aufgenommen haben. Bei den Absichten, die Sie schon eingebunden haben, müssen Sie überprüfen, ob die Beispielsätze (Utterances) überarbeitet werden müssen. Die Anliegen, die bisher noch nicht als Absichten angelegt wurden, müssen dahingehend überprüft werden, ob sie als Absichten im Chatbot aufgenommen werden sollen.

Ein fertiger Chatbot ist also durchaus mit etwas laufender Arbeit verbunden. Dennoch nimmt der Chatbot dem HR-Team auch sehr viel Arbeit ab und optimiert gleichzeitig die Candidate Experience.

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