HR-Chatbots: Der Booster für dein Personalmanagement

Ein HR-Chatbot ist ein virtueller Assistent, der künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um verschiedene Aufgaben und Anfragen im Bereich der Personalabteilung zu bearbeiten. Genauer gesagt, kommuniziert er mit Mitarbeitern und Bewerbern in natürlicher Sprache, um bspw. häufige Fragen zu Themen wie Urlaubsregelungen, Gehalt oder dem Onboarding-Prozess zu beantworten.

Darüber hinaus unterstützt er Bewerber beim Einreichen von Bewerbungen und führt sie durch den Bewerbungsprozess. Insgesamt soll ein HR-Chatbot die HR-Abteilung unterstützen und den Mitarbeitern sowie Bewerbern den Umgang mit HR-spezifischen Themen erleichtern.

Ein HR-Chatbot funktioniert durch das Zusammenspiel von NLP, Dialog-Management, Machine Learning und der Integration mit HR-Systemen. Dadurch kann der Chatbot auf natürliche Anfragen der Mitarbeiter und Bewerber reagieren, dabei relevante Informationen bereitstellen, wie z. B. den Status einer Bewerbung, und in vielen Fällen sogar konkrete Aufgaben, wie z. B. die Beantragung von Urlaubstagen, erledigen.

Ein HR Chatbot lohnt sich sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende: Unternehmen profitieren von der Automatisierung häufig gestellter Fragen und der Entlastung der Personalabteilung. Der Chatbot kann Bewerberfragen beantworten, Bewerbungsunterlagen vorsortieren und den Bewerbungsprozess insgesamt beschleunigen.

Mitarbeitende können sich einfach und schnell über interne Themen wie Urlaubsregelungen, Einarbeitungspläne oder betriebliche Altersvorsorge informieren. Das spart Zeit und verbessert die Informationsverteilung. Insgesamt führt der Einsatz von HR-Chatbots zu einer höheren Effizienz in der Personalverwaltung und zu einer Verbesserung der Employee Experience.

DialogBits und unser generativer Ansatz ermöglichen die Verarbeitung von über 100 Sprachen. Diese umfassen bekannte Sprachen wie Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und viele weitere. Sowohl der Wissenskorpus als auch die generierten Antworten können in einer Vielzahl von Sprachen verarbeitet werden.

Damit du dir ein konkreteres Bild von einem Bewerbungsprozess mit einem HR Chatbot machen kannst, haben wir dir ein Beispiel in vereinfachter Form dargestellt:

‍Schritt 1: Stellenangebot finden
Dein potenzieller Bewerber kann beispielsweise auf der Karriereseite deines Unternehmens nach offenen Stellen suchen oder direkt mit dem Chatbot interagieren. Der Chatbot stellt Fragen zu den Interessen und Qualifikationen des Bewerbers und schlägt passende Stellenangebote vor.

Schritt 2: Bewerbungsunterlagen erstellen
Anschließend führt der HR-Chatbot den Bewerber durch den Bewerbungsprozess und gibt Anweisungen zur Erstellung der Bewerbungsunterlagen. Hier kann er beispielsweise beim Ausfüllen von Formularen helfen und Fragen beantworten.

‍Schritt 3: Kurz-Bewerbung absenden
Sobald alle Fragen zur Bewerbung beantwortet sind und diese vollständig vorliegen, kann der Bewerber seine Bewerbungsunterlagen per E-Mail an das Personal-Team des Unternehmens senden. Auch hier kann der Chatbot bei Rückfragen oder Problemen helfen.

‍Schritt 4: Kommunikation und Feedback
Während des gesamten Bewerbungsprozesses steht der HR-Chatbot zur Verfügung, um Fragen zu beantworten und den Status der Bewerbung zu verfolgen. Nach Abschluss des Bewerbungsprozesses erhält der Bewerber ein Feedback vom Chatbot.

Unsere bisherigen Erfahrungen zeigen, dass der Pflegeaufwand für einen HR-Chatbot von Fall zu Fall sehr unterschiedlich ist. In der Regel ist jedoch mit einem Mindestaufwand von wenigen Stunden pro Woche zu rechnen. Wichtig ist hierbei immer, die Komplexität und den Umfang des Chatbots in Relation zu setzen. Bei einem rein generativen KI-Chatbot, bei dem die Inhalte ausnahmslos von der KI generiert werden, ist der Pflegeaufwand deutlich geringer als bei einem Chatbot, der keine generativen Features nutzt.

Sofern DialogBits Generative im On-Premises-Betrieb oder ein Cloud-LLM wie ChatGPT in einem europäischen Rechenzentrum gehostet wird, besteht DSGVO-Konformität. Damit sind die Daten Ihrer Mitarbeiter in sicheren Händen.

Vor der Einführung des Chatbots sollten Sie Ihre Mitarbeiter aktiv einbinden, indem Sie sie über den Chatbot und seine Funktionen informieren. Bitten Sie in dieser Phase einige Kollegen, den Chatbot zu testen, und sammeln Sie erste konstruktive Rückmeldungen sowie aufkommende Fragen der Kollegen ein.

In jedem Fall ist es wichtig, Ihren Mitarbeitern zu erklären, wie der Chatbot sie unterstützen kann, z. B. durch schnellere Antworten auf Fragen oder eine einfachere Beantragung von Urlaub. Auch ein Schulungsangebot zum Umgang mit dem HR-Chatbot ist sinnvoll, um den Einstieg zu erleichtern und Hürden abzubauen.

Nach der Einführung sollten Sie erneut Feedback einholen: Bitten Sie alle Mitarbeitenden, den Chatbot zu bewerten und so weiter zu verbessern. Darauf aufbauend können Sie die Inhalte des HR-Chatbots kontinuierlich aktualisieren und neue Funktionen etablieren.